Domande frequenti sull'utilizzo di Ross1000

Utilizzo del sistema Ross1000

1. È necessario utilizzare Ross1000?

La Regione Emilia-Romagna, per agevolare e rendere più tempestiva la raccolta dati sul movimento turistico e contemporaneamente ridurre il disturbo statistico, mette gratuitamente a disposizione di tutte le strutture ricettive sul suo territorio l'applicativo Ross1000.

2. È obbligatorio comunicare i dei dati sulla movimentazione clienti alla Regione?  

Sì, la Regione Emilia-Romagna conduce la raccolta locale dei dati per conto di Istat, in qualità di organo intermedio di rilevazione. L'obbligo di risposta per le strutture ricettive è disciplinato dall'art. 7 del d.lgs. n. 322/1989. Tutte le strutture contemplate dalla L.R. 16/2004 e ss.mm. sono tenute alla comunicazione dei "dati sulla consistenza ricettiva e sul movimento dei clienti secondo le modalità indicate dalla struttura regionale competente in materia di statistica" (quand'anche il movimento fosse “zero”) così come previsto agli articoli 12, 13 (specificamente rivolti agli appartamenti ammobiliati per uso turistico e all'attività saltuaria di alloggio e colazione – B&B) e dall'articolo 21 comma 3c (rivolto a tutte le attività ricettive alberghiere, extralberghiere e all'aria aperta).

3. Se utilizzo Ross1000, devo comunicare i dati alla Questura tramite AlloggiatiWeb?

Sì, il caricamento degli ospiti sul portale della Questura AlloggiatiWeb è obbligatorio. Per quelle strutture che utilizzano Ross1000 come gestionale per il check-in degli ospiti, l'applicativo agevola quella procedura, poiché da Ross1000 è possibile generare un file che dovrà essere caricato sul portale AlloggiatiWeb per adempiere alla normativa in materia di pubblica sicurezza secondo quanto previsto dall'art. 109 del T.U.L.P.S..

4. Entro quando devo comunicare i dati su Ross1000?

Preferibilmente la registrazione degli ospiti va fatta giornalmente o comunque contestualmente all'invio dei dati alla questura. In ogni caso la registrazione degli ospiti per l'intero mese deve essere effettuata entro il quinto giorno del mese successivo.

Accesso al sistema Ross1000

5. Come posso accedere a Ross1000?

Il titolare\legale rappresentante della struttura ricettiva potrà accedere a Ross1000 tramite autenticazione SPID\CIE\CNS, una volta ricevuta la notifica di avvenuta abilitazione. Le informazioni relative al titolare\legale rappresentante saranno desunte dalle pratiche di avvio\subentro presentate agli Enti Locali (Sportelli Unici per le Attività Produttive (SUAP) dei Comuni) e da questi ultimi inoltrate alla Regione. L’abilitazione all’accesso a Ross 1000 sarà notificata via mail dalla Regione al titolare\legale rappresentante non appena concluse le operazioni di registrazione della pratica.

6. Ho dimenticato la password di accesso a Ross1000, come devo procedere?

La password viene utilizzata solo per la trasmissione di dati a Ross1000 da gestionali commerciali in modalità web services. In tutti gli altri casi l'accesso a Ross1000 avviene con autenticazione SPID\CIE\CNS (Manuale Ross1000 - Accesso SPID\CIE\CNS e creazione deleghe (PDF - 544.7 KB)). Nella pagina di login esiste il pulsante “recupero password”. Dopo aver specificato il nome utente (maiuscolo) e un indirizzo e-mail valido, riceverete un link che consentirà di creare una nuova password. Si comunica, inoltre, che è possibile salvare le credenziali per permettere l'accesso in maniera immediata; per farlo basterà spuntare il box “ricorda credenziali”.

7. Ho cliccato “recupera password” ma non ho ricevuto la mail all'indirizzo specificato.

Se il recupero password automatico non è andato a buon fine, è comunque possibile contattare il servizio di assistenza agli utenti, alla casella StatisticaTurismo@regione.emilia-romagna.it o chiamando il numero 051 5274242 dalle ore 9:00 alle 13:00 e dalle 14:30 alle ore 17:00, dal lunedì al venerdì (festivi esclusi).

8. Come si fa a registrare un ospite?

Andare in check-in/registra ospite e compilare la scheda di registrazione facendo particolare attenzione ai campi obbligatori contrassegnati dal simbolo  . Una volta conclusa la compilazione di tutti i campi cliccare sul bottone "salva".

9. Inserendo i dati degli ospiti il sistema non riconosce il comune di residenza e pertanto non riesco a concludere il check-in.  

Probabilmente si sta cercando di inserire un comune di residenza non più attivo a livello amministrativo (ad esempio per fusione di comuni) e quindi il sistema non lo accetta come valido. Digitando le prime 3 lettere del comune il sistema propone una lista di opzioni tra cui scegliere.

10. Cliccando “salva” per registrare l'ospite la procedura non va a buon fine.

Quando si verifica questa situazione non sono stati compilati i campi obbligatori della scheda contrassegnati da questo simbolo . Un avviso a inizio schermata, informerà che la maschera non è completa, contrassegnando i campi obbligatori come non compilati. Ricontrollare la maschera di inserimento procedendo orizzontalmente, da sinistra verso destra, facendo attenzione ai campi obbligatori.

11. È possibile snellire la procedura di registrazione degli ospiti che hanno già soggiornato in struttura precedentemente?

Sì, esiste una funzione “ricerca ospiti” che permette di recuperare i dati adattandoli all'inserimento in corso. Nella maschera di registrazione ospite, dopo aver selezionato il tipo alloggiato, inserire il cognome del soggetto e cliccare la lente azzurra  . In alto a destra verrà mostrato il risultato della ricerca; se compaiono più soggetti selezionare quello interessato. Verrà così compilata, in parte, la maschera di registrazione e basterà solo integrare/modificare i dati per concludere l'operazione.

12. Come posso segnalare che la mia struttura è stata aperta nel mese ma non ho avuto ospiti?

Andare in "check-in/gestione disponibilità" selezionare il mese d'interesse e se il calendario è completamente bianco, cliccare il pulsante  per completare il mese, che si colorerà automaticamente di giallo. Consigliamo comunque di effettuare queste operazioni a mese concluso.

13. Come posso segnalare che la mia struttura è rimasta chiusa?

Andare in "check-in/gestione disponibilità" e selezionare il mese d'interesse. Se il calendario del mese è tutto bianco o sono presenti dei giorni bianchi (che indicano mancata dichiarazione) e la struttura è stata chiusa, basta cliccare sul pulsante  e i giorni si coloreranno di grigio. In alternativa per intervenire su un giorno preciso oppure un determinato periodo, cliccare due volte sul singolo giorno e nella finestra che appare togliere la spunta su ”struttura aperta”, se poi volete estendere la dichiarazione ad ulteriori giorni mettete una data di fine nel campo “propaga valori fino”. Consigliamo comunque di effettuare queste operazioni a mese concluso.

14. Nel tentativo di registrare un ospite mi compare il seguente errore: “Non è possibile inserire una presenza per il giorno 14-08-2021 perché la struttura è chiusa”. Cosa devo fare?

Significa che sul calendario ("gestione disponibilità") quel giorno la struttura è stata messa chiusa (ovvero calendario grigio). Per modificarlo basterà rientrare nel menù "check-in/gestione disponibilità", selezionare il mese di interesse e verificare l'apertura o chiusura nei giorni interessati. Cliccando su ogni giorno si aprirà una maschera dove è possibile specificare l'apertura mettendo la spunta su “struttura aperta”. La casellina del calendario a questo punto da grigia (stato di chiusura) diventa gialla (stato apertura) e quindi si potrà tornare al check-in e procedere con l'inserimento degli ospiti.

15. Ho dei dipendenti che alloggiano in struttura come posso registrarli?

Ai fini Istat tale categoria di ospiti è da considerare “Non turista”. Infatti, secondo la definizione di Istat sono considerati “Non turisti” tutte le persone che utilizzano l'esercizio ricettivo come residenza permanente (più di un anno), prestatori d'opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l'esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, rifugiati, etc. Per segnalare un “Ospite non turista” in fase di registrazione basterà spuntare l'apposita casellina in questo modo le presenze di questa persona non verranno conteggiate ai fini Istat ma l'ospite potrà comunque essere comunicato tramite apposita procedura all'interno del menù check-in/genera file questura alla questura. Tali ospiti rimarranno evidenziati in azzurro, nel menù check-in/storico ospiti.

16. La casellina del calendario rimane gialla nonostante ci sia un ospite inserito. Come mai?

Questa casistica avviene quando l'ospite caricato è stato indicato come “Ospite non turista” (ovvero è stata spuntata la casellina “Ospite non turista” nella maschera “registra ospite”), così facendo non va ad aumentare né il numero di presenze né di camere occupate, appare quindi come giorno a movimento zero.

17. Per inserire un gruppo come devo procedere?

Entrare nel menù "check-in/registra ospite", inserire come prima tipologia alloggiato il “capogruppo" al quale va assegnata la totalità di camere occupate dell'intero gruppo, compilare i restanti campi e salvare. Successivamente inserire gli altri componenti del gruppo identificandoli con la tipologia “membro di gruppo” e avendo cura di verificare che per ognuno il capo gruppo (in alto a destra) sia quello corretto. Per i membri del gruppo le informazioni relative a residenza, cittadinanza, stato di nascita e periodo di soggiorno vengono ereditate dal capo gruppo, quindi vanno modificate solo se diverse. Inoltre, per tutti i membri del gruppo non verranno richiesti i dati del documento di riconoscimento ma solo per il capo gruppo.

18. Per inserire una famiglia come devo procedere?

Entrare nel menù "check-in/registra ospite", inserire come prima tipologia alloggiato il Capo famiglia (non necessariamente il padre di famiglia ma colui o colei che sarà presente per tutto il periodo del soggiorno), al quale va assegnata la totalità delle camere occupate dell'intero nucleo familiare, compilare i restanti campi e salvare. Successivamente inserire gli altri componenti del nucleo familiare identificandoli con la tipologia “familiare” ed avendo cura di verificare che il capo famiglia (mostrato in alto a destra) sia quello corretto. Per i familiari le informazioni relative a residenza, cittadinanza, stato di nascita e periodo di soggiorno vengono ereditate dal capo famiglia, quindi vanno modificate solo se diverse. Inoltre, per tutti i familiari non verranno richiesti i dati del documento di riconoscimento ma solo per il capo famiglia.

19. Un soggetto appartenente ad un nucleo familiare arriva due giorni dopo i restanti componenti; posso inserirlo agganciandolo al nucleo familiare?

Se si vuole caricare il soggetto all'interno del nucleo familiare già precedentemente registrato, procedere come inserimento di un familiare: quindi selezionare il relativo capofamiglia e compilare i restanti campi ricordandosi di variare la data di arrivo di quest'ultimo. In questo caso, per la trasmissione alla questura, occorrerà caricarlo manualmente sul portale alloggiatiweb come ospite singolo. Diversamente, l'ospite potrebbe essere inserito come ospite singolo anche in Ross1000, prestando attenzione al campo delle camere occupate, che andrà valorizzato a 0 se non occupa camere in più rispetto a quelle già assegnate alla famiglia. Solo in quest'ultimo caso è possibile utilizzare la funzione di “genera file questura” per comunicare i dati, di quest'ultimo, anche alla polizia di stato.

20. Ho degli amici che condividono la stessa camera. Come si inseriscono?

La procedura migliore è registrarli tutti come ospiti singoli, ma solo ad uno di loro va assegnata camera occupata=1 mentre agli altri va compilato camera occupata=0.

21. Ho inserito degli ospiti, come faccio a vedere se è andato tutto a buon fine?

Ogni volta che si caricano ospiti apparirà un messaggio di riscontro positivo o meno dell'operazione (in alto a destra). In ogni caso è possibile visualizzare l'elenco di ciò che è stato inserito nella sezione "Check-in/storico ospiti". Procedere in questo modo: selezionare il periodo, data inizio e data fine (di default il sistema è impostato sulla data odierna), scegliere di vedere tra presenze o arrivi riferiti al periodo selezionato e cliccare su filtra.

22. Ho erroneamente inserito un ospite mettendolo come ospite singolo invece di catalogarlo come familiare; è possibile modificarlo?

No, non è consentito il cambio di tipologia dell'ospite già salvato, dovrà essere eliminato e reinserito nuovamente. In alternativa, se non si vuole procedere con la cancellazione, lo si può anche lasciare invariato inserendo a 0 le camere occupate se occupa le stesse camere del nucleo familiare.

23. A cosa serve il pulsante “pulisci” in fondo alla pagina?

Il pulsante “pulisci” viene utilizzato per ripulire la schermata di registrazione più velocemente nel caso di errata compilazione.

24. Cosa faccio se non vedo l'ospite inserito tra l'elenco degli ultimi caricamenti?

Se non si trova nella lista immediatamente sotto la maschera di registrazione è sicuramente stato inserito con una data più remota. Lo si può trovare quindi nel menù "check-in/storico ospiti" aiutandosi con i parametri di ricerca. Diversamente l'operazione potrebbe non essere andata a buon fine.

25. Il mezzo di trasporto, tipo di turismo, titolo di studio e canale di prenotazione sono obbligatori?

No, non sono campi obbligatori al fine della registrazione dell'ospite ma consigliamo comunque di compilarli poiché arricchiscono il dato raccolto permettendoci di conoscere meglio le caratteristiche del turismo che contraddistingue il territorio emiliano-romagnolo.

26. Una volta inserito l'ospite cosa devo fare per comunicarlo alla Regione Emilia-Romagna?

Nient'altro, dal momento che i dati sono stati inseriti nella maschera di check-in, oppure è stato importato il file .txt o .xml estrapolato dal gestionale; i dati arrivano direttamente in forma anonima alla Regione Emilia-Romagna che procederà alla loro validazione e alla successiva comunicazione ad Istat in forma aggregata.

27. È passato del tempo dall'effettivo arrivo degli ospiti posso caricarli ugualmente su Ross1000?

Sì, se per qualche motivo non è stato possibile caricare i clienti al momento del loro arrivo in struttura, lo si può comunque fare anche successivamente specificando le reali date di arrivo e di partenza. Si ricorda però, che la comunicazione alla Polizia di Stato, sul portale AlloggiatiWeb, va comunque conclusa entro le 24 ore dall'arrivo dell'ospite.

28. Come faccio a scaricare il modulo di informativa privacy?

Una volta registrato l'ospite, basterà guardare nella lista degli ultimi ospiti inseriti oppure spostarsi nel menù "Check-in/storico ospiti", ricercare l'ospite e cliccare sul pulsante  a inizio riga, per scaricare l'informativa sulla privacy e il modulo di consenso da far firmare al cliente. Dopo aver assolto all'obbligo di legge dell'invio dati alla questura, se il cliente non ha firmato il consenso al trattamento dati è possibile anonimizzarlo (attenzione, la procedura non è reversibile).

29. Devo ricercare un ospite ma al posto di nome e cognome vedo la dicitura “Nominativo riservato”.

Questa situazione si verifica quando volontariamente e su richiesta dell'ospite è stata eseguita la procedura  dalla quale non è più possibile tornare indietro. L'unica maniera per trovare la persona ospitata è utilizzare il suo ID univoco di riconoscimento, oppure il periodo del soggiorno, la tipologia di ospite e la provenienza.

30. Devo generare il file per la questura, ma uno degli ospiti che ho inserito in Ross1000 l'ho già caricato manualmente direttamente sul portale alloggiati, è necessario escluderlo?

No, non è necessario, ma se lo si vuole fare basterà togliere la spunta sull'ospite nell'apposita lista, che compare sotto al pulsante genera file questura, che mostra il dettaglio degli ospiti registrati nella giornata selezionata.

31. Ho generato il file per il caricamento sul portale “Alloggiati web”; sono a posto con l'invio alla Questura?

No, non basta generare il file, bisogna salvarlo sul proprio PC (consigliamo di crearvi una cartella ad hoc) poi collegarsi al PortaleAlloggiati e, dopo essersi accreditati, caricare il file.

32. Quando accedo sul sito “Alloggiati Web” mi dà un errore sul certificato.

Vi invitiamo a contattare direttamente la questura per chiarimenti in merito.

Per chi ha un proprio gestionale e importa il file

33. In struttura ho un gestionale e la software-house mi chiede il tracciato record per generare un file compatibile con Ross1000, dove posso trovarlo?

Ci sono due possibilità, se si è già utenti Ross1000, accedendo nella pagina iniziale del sito sul lato destro si trova la voce “manuali”. All'interno di questa, oltre alle guide sull'applicativo, si trovano anche i due tracciati record disponibili: quello con estensione .xml (da preferire perché più recente) e quello con estensione .txt. L'alternativa, se non si è ancora utenti accreditati, è usare il tracciato record reperibile sul sito della Regione Emilia-Romagna alla pagina dedicata. Per chi, invece, procederà con l'invio dati direttamente dal proprio gestionale abilitato all'invio via Web Service, dovrà comunque richiedere le credenziali di accesso a Ross1000 in modo che la software house possa correttamente configurare la procedura di invio.

34. Devo caricare il file generato dal mio software gestionale. Come posso fare?

Si accede a Ross1000 alla voce “check-in/importa file da gestionale”, alla voce “seleziona file” scegliere il file da importare salvato sul proprio pc e attendere l'esito del caricamento, facendo attenzione a eventuali segnalazioni di errore.

35. Inizialmente ho caricato il file *.txt, ora vorrei passare alla versione *.xml è possibile?

Sì, i due file valgono entrambi. Inoltre, la versione più recente *.xml, contiene anche tutte le informazioni relative all'apertura/chiusura e disponibilità ricettiva giornaliera della struttura, pertanto, se corretto va a compilare automaticamente anche tutta la parte relativa al calendario ("gestione disponibilità").

Messaggi di errore nel caricamento del file

36. Quando carico il file compare il messaggio “estensione errata”.

Gli unici formati compatibili con la procedura sono *.txt ed *.xml; tutti gli altri formati non verranno accettati dal sistema.

37. Quando carico il file compare il messaggio “lunghezza record errata”.

I motivi possono essere molteplici, il più frequente è relativo al numero di caratteri della riga letta non corrispondente a quello atteso in base alle specifiche del tracciato.

38. Quando carico il file il sistema mi segnala un errore: “il numero delle camere disponibili non può essere maggiore al numero di camere disponibili riportate da Scia”, come mi devo comportare?

Questo errore si genera quando, anche solo in un giorno, il numero di camere occupate risulta maggiore del numero di camere disponibili in struttura. La prima cosa da fare è verificare in quali giorni si verifica l'errore andando sul calendario ("check-in/gestione disponibilità"). Se coinvolge solo qualche giorno del mese, l'errore potrebbe derivare dal day use di alcune camere o da un ritardo nel check out. In questo caso l'errore si compensa con la ricettività mensile. Se, invece, l'errore è presente su tutto il mese, allora occorre verificare la corrispondenza tra la ricettività dichiarata in SCIA e quindi riportata su Ross1000 e quella comunicata tramite gestionale. In caso di discordanza o comunque nell'impossibilità di correggere l'errore contattare il servizio di assistenza agli utenti alla casella statisticaturismo@regione.emilia-romagna.it o chiamare il numero 051/5274242 dalle ore 9:00 alle 13:00 e dalle 14:30 alle ore 17:00, dal lunedì al venerdì (festivi esclusi).

39. Carico il file e compare il seguente errore: “scheda già registrata con tipo alloggiato differente”.

Significa che si sta tentando di caricare un'ospite già precedentemente comunicato (quindi con stesso idSWh=id software house) ma con una diversa tipologia alloggiato (es. ospite caricato in arrivo come capo famiglia o familiare e poi registrato in partenza come ospite singolo). In questo caso si consiglia di inserire la data di partenza dell'ospite direttamente su Ross1000, ricercandolo con il suo idSWh all'interno del menù "Check-in/storico ospiti".

40. Sto caricando il file ma non viene accettato poiché i dati risultano già consolidati, cosa significa?

Questa situazione si verifica nel caso in cui l'ente amministratore (la Regione Emilia-Romagna) ha consolidato i dati del suddetto mese. In questo caso, per sbloccare la situazione sarà necessario mettersi in contatto direttamente con l'ufficio territorialmente competente per chiedere supporto.

41. I dati inviati sono errati, è possibile caricare nuovamente il file?

Si, basterà correggere i dati sul vostro gestionale, estrapolare nuovamente il file e ricaricarlo. Se questo non è possibile contattare l'ufficio territorialmente competente.

42. Vorrei sapere qual è stato l'ultimo mese caricato.

Per conoscere l'ultimo inserimento fatto all'interno di Ross1000, basterà andare nel menu "check-in/importa file da gestionale” e selezionare il foglio “storico” per avere l'elenco dei file già trasmessi, oppure sul foglio “Storico web service” se l'invio avviene in modo automatico dal vostro gestionale.

43. Continuo a caricare il file *.txt ma non vedo nulla di inserito nello storico.

Verificare che i dati siano stati inseriti correttamente, fare attenzione ai messaggi di errore visualizzati nel corso della importazione. Se non ci sono messaggi di errore o avete dubbi potete contattare l'ufficio territorialmente competente.

44. Sto caricando con il file *.xml ma compaiono un sacco di errori e i dati non vengono salvati dal programma.

Verificare la correttezza del file mettendosi in contatto con la software-house. In caso di ulteriori chiarimenti contattare l'ufficio territorialmente competente.

45. Caricando il file il calendario si compila automaticamente?

Se si sta caricando un file con estensione *.xml la compilazione del calendario avverrà in automatico per tutte le giornate comprese all'interno del file, come indicato nel tracciato record. Se si sta caricando un file con estensione *.txt il calendario si compilerà automaticamente di verde solo nelle giornate in cui risultano presenti ospiti in struttura. Se invece la struttura è stata aperta ma senza ospiti oppure è stata chiusa sarà necessario segnalarlo all'interno di Ross1000 procedendo con la compilazione manuale del calendario all'interno del menù "check-in/gestione disponibilità". Di seguito le istruzioni per la compilazione o il completamento manuale del calendario:

• se il calendario del mese è tutto bianco o sono presenti dei giorni bianchi (che indicano mancata dichiarazione) e la struttura è stata chiusa, basta cliccare sul pulsante  e i giorni si coloreranno di grigio;
• in alternativa per intervenire su un giorno preciso oppure un determinato periodo, cliccare due volte sul singolo giorno e nella finestra che appare togliere la spunta su ” struttura aperta”, se poi volete estendere la dichiarazione ad ulteriori giorni mettete una data di fine nel campo “propaga valori fino”;
• se invece dovete indicare la struttura aperta ma senza ospiti presenti ovvero movimento zero (casellina gialla), cliccare il pulsante  per completare il mese.

Consigliamo comunque di effettuare queste operazioni a mese concluso.

46. Il numero di camere occupate è editabile direttamente dal calendario?

No, l'informazione viene recuperata direttamente dal file importato, nel caso di errori (casella del calendario arancione o casella verde con contorno rosso) per integrare o ridurre l'occupazione si può intervenire manualmente dal menù "Check-in/storico ospiti" modificando una o più schede ospiti, oppure, nel dubbio, meglio contattare l'ufficio territorialmente competente.

47. Devo ricercare un ospite ma vedo tutti i nomi con la dicitura “nominativo riservato”

Questa situazione può verificarsi quando queste informazioni non sono contenute all'interno del file importato.

Altri menu

48. È possibile utilizzare la prenotazione inserita per fare il check-in?

No, al momento sono ancora due cose separate. La prenotazione è finalizzata a eventuali analisi di previsione sui flussi turistici; il check-in è finalizzato invece al calcolo di arrivi e presenze come da PSN.

49. Se un cliente è stato inserito nella sezione “prenotazione” e non si presenta?

Non essendoci una correlazione diretta tra check-in e prenotazioni non è necessaria alcuna modifica. Se si desidera, è possibile eliminare dallo storico le prenotazioni.

Per richiedere assistenza su problematiche di carattere tecnico contattare il servizio di assistenza agli utenti alla casella statisticaturismo@regione.emilia-romagna.it o chiamare il numero 051/5274242 dalle ore 9:00 alle 13:00 e dalle 14:30 alle ore 17:00, dal lunedì al venerdì (festivi esclusi).